Taotluse menetlemine

Kui muusikaelu korraldaja esitab kultuuriministeeriumisse mõne programmi avanedes taotluse, rakendub rangelt reglementeeritud bürokraatiaahel, mistõttu väljend "taotluse menetlemine ministeeriumis" võib tunduda kohati ehk ka müstilisena. Järgnevalt seletan lahti, mida see tegelikult tähendab ja millised inimesed iga taotlusega tegelevad.

1. Taotleja esitab oma taotluse tähtajaks ja järgides programmi tingimusi.
2. Kantselei registreerib taotluse dokumendihalduse programmi abil, koostab kõigist laekunud taotlustest Excel-tabeli ja paljundab materjalid komisjoniliikmetele.
3. Eelarveosakond koostab info programmi eelarvelise rakendamise asjaoludest ja aruandevõlgnevustest.
4. Nõunik kutsub kokku koosoleku, komisjoni liikmed ja programmi tingimused on eelnevalt määratud ministri käskkirjaga. Pärast koosolekut koostab nõunik protokolli ja valmistab selle alusel ette ministri käskkirja.
5. Käskkiri läbib kooskõlastusringi: nõunik, õigus, eelarve, (asekantsler,) kantsler. Seejärel minister allkirjastab käskkirja. Kantselei registreerib käskkirja dokumendihalduses ja edastab asjaomastele.
6. Nõunik määrab koostöös eelarveosakonnaga väljamakse ja aruandluse kuupäeva(d), valmistab käskkirja alusel ning taotluste ja äriregistri väljavõtete abiga ette lepingud ja saadab need kooskõlastusringile: õigus, eelarve, kantsler. Kantsler allkirjastab lepingu mõlemad eksemplarid.
7. Kantselei registreerib lepingu, valmistab ette ümbrikud ja saadab lepingupartneritele.
8. Lepingupartner (kelleks on enamjaolt Taotleja - kuid mitte alati) allkirjastab lepingu ja saadab ühe eksemplari ministeeriumisse tagasi.
9. Kantselei registreerib allkirjastatud ja tagastatud lepingu.
10. Raamatupidamine teeb väljamakse kuupäeva(de)l ülekande.

Täiesti eraldi bürokraatiaahelad rakenduvad aga veel aruandluse puhul, või siis, kui on vaja mõnda juba kehtivat lepingut täiendada. Kõik see on aga vajalik, et järgida avaliku sektori rahaeraldiste puhul vajalikke läbipaistvuse ja kontrollitavuse nõudeid.

Korduvalt on küsitud, et miks ei saa raha varem taotleda. Näiteks nii, et kevadel toimuva festivali jaoks saaks taotluse suhtes selguse juba eelneva aasta sügisel. On ju praegusel taotlemise skeemil selged probleemid, mistõttu kipub enamus taotluste toel korraldatavaid ettevõtmisi kuhjuma lühikesele perioodile (nt suvi või jõulud). Küsimus on loogiline ja taotlejate soov oma korraldustöös saada suuremat stabiilsust igati mõistetav, kuid muudatusi pole siiski võimalik sel kombel teha. Nimelt ei saa ju ministeerium hakata jaotama raha sellisel hetkel, kui Riigikogu pole veel riigieelarvet vastugi võtnud ning seetõttu pole ka teada, kas antud programmi on üldse võimalik antud aastal avada - ning millises mahus.